PRIVACYBELEID
Geüpdatet op 24 januari 2024
1. Partijen en voorwerp
Optimal-Solutions & Trading BV (hierna "Optimal-Solutions" of de "Verwerkingsverantwoordelijke"), gevestigd te Knokstraat 22, 9880 Aalter, met KBO/BTW: 0568.831.061.
E-Mail: info@optimal-solutions.be.
Telefoon: 0467/03.11.01.
Optimal-Solutions stelt dit Privacy beleid vast, dat tot doel heeft de Gebruikers op transparante wijze te informeren over de website die gehost wordt op het volgende adres: https://www.optimal-solutions.be/ (hierna de "Site"), en over de wijze waarop persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door Optimal-Solutions.
De term "Gebruiker" verwijst naar elke gebruiker, of het nu een natuurlijke of een rechtspersoon is, die de Site bezoekt of op enigerlei wijze met de Site communiceert.
In diens hoedanigheid als verwerkingsverantwoordelijke, bepaalt Optimal-Solutions alle technische, juridische en organisatorische middelen en de doeleinden voor de verwerking van de persoonsgegevens van de Gebruikers. Optimal-Solutions verbindt zich ertoe alle nodige maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt in overeenstemming met de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (hierna de "Wet") en de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (d.i. de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) of 'GDPR'; hierna de "Verordening").
Optimal-Solutions is vrij om een natuurlijke of rechtspersoon te kiezen die de persoonsgegevens van de gebruikers op zijn verzoek en in zijn naam verwerkt (hierna de "Verwerker" of "Onderaannemer"). In voorkomend geval verbindt Optimal-Solutions zich ertoe een Verwerker te selecteren die voldoende garanties biedt met betrekking tot de technische en organisatorische maatregelen voor de verwerking van persoonsgegevens, in overeenstemming met de Wet en de Verordening.
2. Verwerking van persoonsgegevens
Het gebruik van de Site door de Gebruikers kan leiden tot de verzameling van persoonlijke gegevens. De verwerking van deze gegevens door Optimal-Solutions, in zijn hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke of door dienstverleners die in naam en voor rekening van Optimal-Solutions optreden, gebeurt in overeenstemming met de Wet en de Verordening.
Persoonsgegevens worden verwerkt door Optimal-Solutions, in overeenstemming met de hieronder vermelde doeleinden, via de volgende methodes:
• We verzamelen informatie wanneer u de diensten gebruikt. Wanneer u onze digitale eigendommen bezoekt of onze Diensten gebruikt, kunnen we deze toepassingen, sessies en gerelateerde informatie verzamelen en registreren.
• Wij verzamelen de informatie die u vrijwillig aan ons verstrekt. We verzamelen bijvoorbeeld de informatie die u ons verstrekt wanneer u rechtstreeks contact met ons opneemt via een communicatiekanaal (bijvoorbeeld wanneer u ons een e-mail stuurt met een opmerking of bij een feedback).
• We verzamelen de informatie die u verstrekt als u verbinding maakt met onze Services via services van derden zoals Facebook of Google.
3. Doel van de verwerking van persoonsgegevens
Overeenkomstig artikel 13 van de Verordening worden de doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens aan de Gebruiker meegedeeld. Die doeleinden zijn de volgende:
• Om de diensten te leveren en te exploiteren
• Onze diensten ontwikkelen, aanpassen en verbeteren
• Om te antwoorden op uw reacties, aanvragen en verzoeken en om u te helpen
• Vraag- en gebruikspatronen analyseren
• Voor andere interne doeleinden, onderzoek of statistieken
• Versterking van onze mogelijkheden voor gegevensbeveiliging en fraudepreventie
• Om mogelijke schendingen te onderzoeken, onze voorwaarden of beleid af te dwingen, of te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving of overheidsinstantie.
• Om uw updates, mededelingen, promotiemateriaal en andere informatie over onze diensten te sturen. Als we u promotionele e-mails sturen, kan u ervoor kiezen deze niet te ontvangen door u uit te schrijven.
4. Persoonsgegevens die kunnen worden verwerkt
De Gebruiker stemt ermee in dat, tijdens het bezoek en gebruik van de Site, Optimal-Solutions de volgende persoonsgegevens verzamelt en verwerkt:
Naam, adres, telefoonnummer, bedrijfsgegevens, BTW nummer, KBO nummer, email,..
Optimal-Solutions verzamelt en verwerkt deze persoonsgegevens in overeenstemming met de voorwaarden en principes beschreven in dit Privacy beleid.
5. Toestemming
Door de toegang tot en het gebruik van de Site verklaart de Gebruiker dat hij/zij zijn/haar vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens heeft gelezen en gegeven. Deze overeenkomst heeft betrekking op de inhoud van dit Privacy beleid.
Toestemming wordt gegeven door de positieve en actieve handeling waarmee de Gebruiker het vakje voor het Privacy beleid in 'hypertext link' heeft aangevinkt. Deze toestemming is een essentiële voorwaarde voor het uitvoeren van bepaalde handelingen op de Site of om de Gebruiker in staat te stellen een contractuele relatie aan te gaan met Optimal-Solutions. Elke overeenkomst die Optimal-Solutions en een Gebruiker verbinden met betrekking tot de diensten en goederen die worden aangeboden op de Site is onderworpen aan de aanvaarding van het Privacy beleid door de Gebruiker.
De Gebruiker stemt ermee in dat de Verwerkingsverantwoordelijke, in overeenstemming met de in dit Privacy beleid opgenomen voorwaarden en principes, zijn/haar persoonlijke gegevens verzamelt en verwerkt die hij/zij op de Site of in verband met de diensten die worden aangeboden door Optimal-Solutions, verstrekt voor de hierboven vermelde doeleinden.
De Gebruiker heeft te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken. De intrekking van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de voorafgaande toestemming onverlet.
6. Bewaartermijn van de persoonsgegevens van de Gebruikers
Overeenkomstig artikel 13, lid 2 van de Verordening bewaart de Verwerkingsverantwoordelijke de persoonsgegevens slechts zo lang als redelijkerwijs noodzakelijk is voor het bereiken van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
Deze duur is in alle gevallen niet langer dan nodig is om de Diensten te leveren en om te voldoen aan onze wettelijke of contractuele verplichtingen jegens de Gebruiker, geschillen op te lossen en onze overeenkomsten af te dwingen.
7. Ontvangers van gegevens en openbaarmaking aan derden
Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan werknemers, medewerkers, onderaannemers, verwerkers of leveranciers van Optimal-Solutions voor zover adequate garanties worden geboden voor de beveiliging van de gegevens en voor zover zij samenwerken met Optimal-Solutions voor het op de markt brengen van de producten of het verlenen van diensten. Zij handelen onder het rechtstreekse gezag van Optimal-Solutions, en zijn met name verantwoordelijk voor het verzamelen, verwerken of uitbesteden van deze gegevens.
In alle gevallen leven de ontvangers van de gegevens en degenen aan wie de gegevens worden verstrekt de inhoud van dit Privacy beleid na. Optimal-Solutions zorgt ervoor dat zij deze gegevens alleen voor de beoogde doeleinden en op een discrete en veilige manier verwerken.
In het geval dat de gegevens aan derden zouden worden verstrekt voor doeleinden van direct marketing of van prospectie, zal de Gebruiker vooraf geïnformeerd worden opdat hij of zij de voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming aan dit gebruik van persoonsgegevens kan geven.
8. Data Protection Officer (DPO)
De volgende persoon wordt benoemd tot 'Functionaris voor gegevensbescherming' of 'Data Protection Officer' (hierna "DPO"): Thomas GENIN.
De rol van de DPO is te zorgen voor de correcte uitvoering en naleving van nationale en supranationale bepalingen inzake de verzameling en verwerking van persoonsgegevens.
U kunt als volgt contact opnemen met de DPO:
thomas@optimal-solutions.be of op het volgend adres: Knokstraat 22, 9880 Aalter.
9. Rechten van de Gebruikers
De Gebruiker kan zijn rechten te allen tijde uitoefenen door een bericht per e-mail te sturen naar het volgende adres: thomas@optimal-solutions.be, of een brief per post, vergezeld van een kopie van zijn of haar identiteitskaart aan het volgende adres: Knokstraat 22, 9880 Aalter.
a. Recht van toegang
In overeenstemming met artikel 15 van de Verordening, garandeert Optimal-Solutions het recht van de Gebruiker op toegang tot zijn persoonsgegevens. De Gebruiker heeft het recht op toegang tot deze persoonsgegevens en de volgende informatie:
• de betrokken categorieën persoonsgegevens;
• de ontvangers of categorieën ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt;
• in geval de ontvangers gevestigd zijn in derde landen of internationale organisaties zijn, de passende of geschikte waarborgen;
• indien mogelijk, de voorgestelde opslagperiode voor persoonsgegevens of, indien dit niet mogelijk is, de criteria aan de hand waarvan deze periode wordt vastgesteld;
• het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering, als bedoeld in artikel 22, leden 1 en 4, van de Verordening, en, ten minste in dergelijke gevallen, relevante informatie over de onderliggende logica, alsmede het belang en de verwachte gevolgen van een dergelijke verwerking voor de betrokkene.
De Verwerkingsverantwoordelijke kan een redelijke vergoeding eisen op basis van de administratieve kosten voor extra kopieën die door de Gebruiker worden opgevraagd.
Wanneer de Gebruiker dit verzoek langs elektronische weg (bv. via het e-mailadres) indient, worden de gegevens in elektronische vorm en voor algemeen gebruik verstrekt, tenzij de Gebruiker anders verzoekt.
De kopie van de gegevens zal uiterlijk binnen een maand na ontvangst van de aanvraag aan de Gebruiker worden meegedeeld.
b. Recht op rectificatie
Optimal-Solutions garandeert het recht op rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens aan de Gebruiker.
Overeenkomstig artikel 16 van de Verordening kunnen onjuiste, onnauwkeurige of irrelevante gegevens te allen tijde worden gecorrigeerd of verwijderd. De Gebruiker brengt eerst zelf de nodige wijzigingen aan vanuit zijn gebruikersaccount, tenzij deze niet zelfstandig kunnen worden aangebracht, in welk geval de aanvraag kan worden gericht aan Optimal-Solutions.
Overeenkomstig artikel 19 van de Verordening stelt de verwerkingsverantwoordelijke elke ontvanger aan wie de persoonsgegevens zijn verstrekt in kennis van elke rectificatie van de persoonsgegevens, tenzij een dergelijke rectificatie onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen vergt. De verwerkingsverantwoordelijke verstrekt de betrokkene informatie over deze ontvangers indien de betrokkene daarom verzoekt.
c. Recht op uitwissing
De Gebruiker heeft het recht om in de in artikel 17 van de Verordening genoemde gevallen zo spoedig mogelijk de verwijdering van zijn persoonsgegevens te verkrijgen.
Wanneer de Verwerkingsverantwoordelijke de persoonsgegevens openbaar heeft gemaakt en op grond van het vorige lid verplicht is deze te wissen, neemt de Verwerkingsverantwoordelijke, rekening houdend met de beschikbare technologieën en de uitvoeringskosten, redelijke maatregelen, waaronder technische maatregelen, om andere voor de verwerking verantwoordelijken die dergelijke persoonsgegevens verwerken, ervan in kennis te stellen dat de betrokkene door deze voor de verwerking verantwoordelijken heeft verzocht om het verband met dergelijke persoonsgegevens of een kopie of reproductie daarvan te wissen.
De twee voorgaande leden zijn niet van toepassing voor zover een dergelijke verwerking noodzakelijk is:
• de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
• te voldoen aan een wettelijke verplichting tot verwerking krachtens het recht van de Unie of het recht van de lidstaat waaronder de verwerkingsverantwoordelijke ressorteert, of een taak van algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag die aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen, uit te voeren;
• de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van rechtsvorderingen.
Overeenkomstig artikel 19 van de Verordening stelt de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking elke ontvanger aan wie de persoonsgegevens zijn verstrekt, in kennis van elke verwijdering van persoonsgegevens of elke beperking van de verwerking ervan, tenzij deze openbaarmaking onmogelijk blijkt of onevenredig veel moeite kost. De verwerkingsverantwoordelijke verstrekt de betrokkene informatie over deze ontvangers indien de betrokkene daarom verzoekt.
d. Recht om de verwerking te beperken
De Gebruiker heeft recht op een beperking van de verwerking van zijn persoonsgegevens in de in artikel 18 van de Verordening genoemde gevallen.
Overeenkomstig artikel 19 van de Verordening stelt de verwerkingsverantwoordelijke elke ontvanger aan wie de persoonsgegevens zijn verstrekt, in kennis van elke beperking van de uitgevoerde verwerking, tenzij deze openbaarmaking onmogelijk blijkt of onevenredig veel moeite kost. De verwerkingsverantwoordelijke verstrekt de betrokkene informatie over deze ontvangers indien de betrokkene daarom verzoekt.
e. Recht op gegevensportabiliteit
In overeenstemming met artikel 20 van de Verordening hebben Gebruikers recht om van Optimal-Solutions hun persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine leesbaar formaat. Gebruikers hebben het recht om deze gegevens door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke zonder dat Optimal-Solutions dit verhindert, in de gevallen die voorzien zijn in de Verordening.
Wanneer de Gebruiker gebruik maakt van zijn recht op gegevensportabiliteit op grond van het vorige lid, heeft hij het recht om persoonsgegevens rechtstreeks van de ene naar de andere verwerkingsverantwoordelijke te laten overdragen, voor zover dit technisch mogelijk is.
De uitoefening van het recht op gegevensportabiliteit doet geen afbreuk aan het recht om gegevens te wissen. Dit recht is niet van toepassing op de verwerking die nodig is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of voor de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen.
Het recht op gegevensportabiliteit heeft geen invloed op de rechten en vrijheden van derden.
f. Recht van verzet en geautomatiseerde individuele besluitvorming
De Gebruiker heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens vanwege zijn/haar specifieke situatie, met inbegrip van de automatisering van gegevens door Optimal-Solutions. In overeenstemming met artikel 21 van de Verordening, zal Optimal-Solutions geen persoonsgegevens meer verwerken, tenzij er legitieme en dwingende redenen zijn voor de verwerking die prevaleren boven de belangen en rechten en vrijheden van de Gebruiker, of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van wettelijke rechten.
Bij de verwerking van persoonsgegevens voor prospectiedoeleinden heeft de Gebruiker te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van de hem betreffende persoonsgegevens voor dergelijke prospectiedoeleinden, met inbegrip van profilering voor zover deze betrekking heeft op dergelijke prospectie.
Wanneer de betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking met het oog op prospectie, worden de persoonsgegevens niet langer voor dat doel verwerkt.
g. Klachtrecht
De Gebruiker heeft het recht een klacht in te dienen met betrekking tot de verwerking van zijn persoonsgegevens door Optimal-Solutions, aan de Gegevensbeschermingsautoriteit die bevoegd is voor het Belgische grondgebied. Meer informatie is te vinden op de website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/.
Klachten kunnen worden ingediend op de volgende adressen:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel. + 32 2 274 48 00
Fax. + 32 2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be
De Gebruiker kan ook een vordering tot staking indienen bij de voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg van zijn woonplaats.
10. Cookies
De Site maakt gebruik van cookies om Gebruikers van de Site te onderscheiden. Dit maakt het mogelijk om de gebruikers een betere surfervaring en een verbetering van de Site en de inhoud ervan te bieden. De doelstellingen en methodes van cookies zijn opgenomen in dit artikel.
a. Algemene principes
Een "Cookie" is een bestand dat tijdelijk of permanent op het apparaat van de Gebruiker wordt geplaatst bij het bekijken van de Site met het oog op een volgende verbinding. Dankzij cookies herkent de server het apparaat van de Gebruiker.
Cookies kunnen ook worden geïnstalleerd door derden met wie Optimal-Solutions samenwerkt.
Sommige van de cookies die gebruikt worden door Optimal-Solutions zijn noodzakelijk voor de goede werking van de Site, andere zijn nodig om de ervaring van de Gebruiker te verbeteren.
De Gebruiker kan cookies aanpassen of uitschakelen.
Door gebruik te maken van de Website stemt de Gebruiker uitdrukkelijk in met het beheer van cookies zoals beschreven in dit artikel.
b. Soorten cookies en nagestreefde doeleinden
Verschillende soorten cookies worden gebruikt door Optimal-Solutions op de Site:
• Technische cookies: deze zijn noodzakelijk voor de werking van de Site, maken de communicatie van de ingevoerde gegevens mogelijk en zijn bedoeld om de navigatie van de Gebruiker te vergemakkelijken;
• Analytische en publiekscookies: deze cookies maken de herkenning van de Gebruiker mogelijk en worden gebruikt om het aantal Gebruikers van de Website over een bepaalde periode te tellen. Omdat ze ook het surfgedrag aangeven, zijn ze een effectieve manier om de surfervaring van de Gebruiker te verbeteren door voorstellen en aanbiedingen weer te geven die interessant kunnen zijn voor de Gebruiker. Ze maken het Optimal-Solutions ook mogelijk om eventuele bugs op de Site te identificeren en te corrigeren;
• Functionele cookies: deze cookies vergemakkelijken het gebruik van de Site door bepaalde ingevoerde keuzes te behouden (bijvoorbeeld de gebruikersnaam of taal).
c. Bewaartermijn voor cookies
Cookies worden bewaard voor de tijd die nodig is om het beoogde doel te bereiken. De cookies die op de harde schijf van de Gebruiker kunnen worden opgeslagen en de opslagperiode bedraagt 2 jaar.
d. Beheer van cookies
Als de Gebruiker niet wil dat de Website cookies op zijn harde schijf plaatst, kan hij deze eenvoudig beheren of verwijderen door zijn browserinstellingen aan te passen. Door de programmering van de browser kan de Gebruiker ook een kennisgeving ontvangen zodra een website cookies gebruikt en zo beslissen of hij deze accepteert of weigert.
Indien de Gebruiker bepaalde cookies uitschakelt, aanvaardt hij dat de Site mogelijk niet optimaal functioneert. Sommige delen van de Site zijn mogelijk niet of gedeeltelijk bruikbaar.
11. Beperking van de aansprakelijkheid van de Verwerkingsverantwoordelijke
De website kan links bevatten naar andere websites van derden die niet gelinkt zijn aan Optimal-Solutions. De inhoud van deze sites en de naleving van de Verordening en de Wet vallen niet onder de verantwoordelijkheid van Optimal-Solutions.
De houder van het ouderlijk gezag moet zijn of haar uitdrukkelijke toestemming geven aan de minderjarige jonger dan 16 jaar om persoonlijke informatie of gegevens middels de Site bekend te maken. Optimal-Solutions raadt personen die het ouderlijk gezag over minderjarigen uitoefenen ten zeerste aan om een verantwoord en veilig gebruik van het internet te bevorderen. De Verwerkingsverantwoordelijke kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het verzamelen en verwerken van persoonlijke informatie en gegevens van minderjarigen jonger dan 16 jaar wier toestemming niet effectief wordt gedekt door die van hun wettelijke ouders, noch voor onjuiste gegevens - met name wat betreft leeftijd - die door minderjarigen zijn ingevoerd. In geen geval worden persoonlijke gegevens verwerkt door de Verwerkingsverantwoordelijke indien de gebruiker aangeeft dat hij/zij jonger is dan 16 jaar.
Optimal-Solutions is niet verantwoordelijk voor verlies, beschadiging of diefstal van persoonsgegevens, met name als gevolg van de aanwezigheid van virussen of na computeraanvallen.
12. Veiligheid en beveiliging
De Verwerkingsverantwoordelijke voert technische en organisatorische maatregelen uit om een passend beveiligingsniveau voor de verwerking en verzameling van gegevens te waarborgen. Deze veiligheidsmaatregelen zijn afhankelijk van de uitvoeringskosten met betrekking tot de aard, de context en de doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.
De Verwerkingsverantwoordelijke gebruikt standaard encryptietechnologieën binnen de IT-sector bij de overdracht of verzameling van gegevens op de Site.
13. Wijziging van het Privacy beleid
Optimal-Solutions behoudt zich het recht voor om dit Privacy beleid te wijzigen om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen in dit verband. De Gebruiker wordt daarom verzocht regelmatig het Privacy beleid te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen en aanpassingen. Dergelijke wijzigingen zullen op de Site worden geplaatst of per e-mail worden verstuurd om de tegenwerpelijkheid te waarborgen.
14. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Dit Privacy beleid wordt uitsluitend beheerst door het Belgische recht. Elk geschil zal worden voorgelegd aan de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de maatschappelijke zetel van Optimal-Solutions.
15. Contact
Voor elke vraag of klacht met betrekking tot dit Privacy beleid kan de Gebruiker contact opnemen met de Verwerkingsverantwoordelijke op het volgende adres: info@optimal-solutions.be.
***